Spoznajte elektronický podpis s OKdokument a vyhrajte LEGO Land Rover Defender!

Stiahnuť, vytlačiť, podpísať, naskenovať a odoslať, prípadne sa kvôli podpisu niekam preháňať? Hoci už väčšinu vecí v našich životoch riešime plne digitálne, kvôli fyzickým podpisom v papierovej forme sa stále niekam naháňame, vytvárame množstvo odpadu a v neposlednom rade tým aj zaťažujeme životné prostredie. Dnes sa to však už dá aj inak.

Potvrdiť objednávku, udeliť súhlas so zmluvou či overiť dokument podpisom môžete aj plne digitálne a dokonca aj online, s využitím elektronického podpisu. Ukážkou toho, že sa to dá aj jednoducho, rýchlo a bezpečne, je slovenská služba OKdokument.

Čo je to elektronický podpis?

S pojmom „elektronický podpis“ sa nám najčastejšie spájajú štátne IT systémy a elektronický občiansky preukaz. V praxi však tento pojem zahŕňa každý podpis, ktorý je namiesto papiera vytvorený digitálne, či už online, pomocou tabletu a dotykového pera alebo aj prstom na dotykovej obrazovke.

Ak ste už niekedy podpisovali prijatie balíka kuriérovi či úkon v banke, s elektronickým podpisom ste sa už tým pádom stretli aj vy. Ide o skvelú alternatívu k fyzickému podpisu, ktorý je na rozdiel od neho možné vyhotoviť bez „papierovačiek“, na diaľku online a takto podpísaný dokument bezpečne uložiť bez rizika jeho fyzického znehodnotenia či straty.

Častým omylom je, že elektronický podpis nemá rovnakú právnu váhu ako ten na papieri, opak je však pravdou. Elektronický podpis je vďaka smernici Európskej únie eIDAS, ktorá je platná aj na Slovensku, rovnako záväzný ako podpis perom na papieri a to nielen z pohľadu oboch strán daného dokumentu, ale aj súdu, ktorý môže podpisy analyzovať.

Online, aj osobne

Dokumenty, ktoré dnes už vytvárame prakticky výhradne iba digitálne, už nemusíme kvôli podpisu tlačiť, ani posielať poštou či kuriérom. Dokument totiž možno podpísať elektronickým podpisom aj na diaľku alebo aj osobne, či už máte po ruke počítač, tablet alebo aj smartfón.

Jednoduchý spôsob prechodu z fyzického na elektronické podpisovanie dokumentov ponúka slovenský nástroj OKdokument, v ktorom je takéto podpisovanie mimoriadne intuitívne a rýchle. Do služby stačí nahrať dokument a s druhou stranou ho môžete prakticky okamžite aj podpísať, alebo jej dokument na podpis zaslať na e-mail.

Do služby môžete nahrať dokumenty vo formátoch .pdf, .doc, .docx, .xls, alebo .xlsx a OKdokument vám ich automaticky prekonvertuje na bezpečnejší PDF formát. Takýto dokument máte následne bezpečne uložený v službe, vďaka čomu s nim môžete ďalej pracovať aj na inom zariadení.

Pokiaľ ste práve fyzicky s druhou stranou, dokument s ňou môžete v službe priamo podpísať. V dokumente stačí kliknúť na miesto určené pre podpis a pomocou myšky, dotykového pera či dotykovej obrazovky a vášho prstu vložiť do dokumentu vlastnoručný podpis.

Spomínaný formát PDF zabezpečuje, že sa dokument automaticky po vložení podpisu zapečatí. Ak potrebujete, do dokumentu môžete dodatočne vložiť ďalšie podpisy, pričom OKdokument vám v takom prípade vytvorí viacero verzií. Podpísaný dokument však už okrem doloženia ďalších podpisov nemožno dodatočne zmeniť, čím zabezpečíte, že sa ani v digitálnej forme nezmení obsah dokumentu, s ktorého obsahom súhlasili obe strany svojimi podpismi.

Pre získanie podpisu na diaľku stačí dokument prostredníctvom služby poslať druhej strane na e-mailovú adresu. V prípade, že druhá strana nemá k dispozícii dotykové pero a dokument bude podpisovať iba prstom, je dobré danej osobe na overenie zaslať aj SMS overenie.

S vysvetľovaním, ako takéto podpisovanie funguje, si nemusíte robiť starosti. V prijatom e-maili, ako aj po otvorení daného dokumentu, už druhá strana uvidí stručné vysvetlenie postupu, ako má dokument elektronicky podpísať. Ak je druhá strana cudzojazyčná, inštrukcie jej môžete nechať zaslať v slovenčine, češtine, maďarčine, angličtine, ukrajinčine a poľštine. Takto zaslaná žiadosť má platnosť 1 mesiac.

Podobne ako pri osobnom podpise, aj v tomto prípade stačí na prakticky ľubovoľnom zariadení v dokumente kliknúť, resp. klepnúť na príslušné miesto pre podpis a ťahom kurzora či prsta dokument podpísať. Takýmto spôsobom možno dokument podpísať aj na viacerých miestach v dokumente. O úspešnom podpísaní dokumentu sa žiadateľ dozvie prostredníctvom e-mailovej notifikácie.

Podpísané dokumenty si je možné v službe OKdokument triediť do priečinkov, sťahovať či odosielať ďalej na dodatočné spracovanie či archiváciu. Pracný presun papierov v rámci firmy a fyzická archivácia dokumentov sa tak s týmto šikovným nástrojom rázom mení na pár kliknutí v počítači.

Službu OKdokument si môžete vyskúšať počas prvých 14 dní od registrácie zadarmo. Ak mesačne pracujete s menej ako 50 dokumentmi s maximálne dvomi podpismi v každom z nich, ideálny pre vás bude základný balík Basic s mesačným poplatkom 12 €.

Väčšie firmy si môžu zvoliť balík Professional, ktorý za mesačný poplatok 29 € ponúka kapacitu na 500 dokumentov mesačne s neobmedzeným počtom podpisov, podporou SMS overenia mnoho ďalších funkcií navyše. Ak plánujete službu používať dlhodobo, odporúčame vám siahnuť po ročnom predplatnom, s ktorým vás služna na 12 mesiacov vyjde o 33 %, resp. až 38 % lacnejšie.

Ak ste sa dočítali až sem, v tom prípade elektronický podpis i samotnú službu OKdokument poznáte dokonale. Prečo to teda nevyužiť? Zapojte sa do našej súťaže (odpovedzte správne na otázku č. 1) a vyhrajte stavebnicu s autentickou replikou vozidla LEGO® Technic Land Rover Defender (42110).

Hráme do polnoci 31. 10. 2022. Držíme palce!

Súťaž ukončená. Výsledky zverejníme po 4.11.2022