15 tipov, ktoré z vás urobia Excel majstra

Excel patrí medzi stálice medzi programami. Po prvý raz bol predstavený v polovici 80-tich rokoch, je na svete teda dlhšie, ako mnohí jeho používatelia.

Dnes ide o výkonný nástroj a právom je považovaný za voľbu číslo jeden pre tých, ktorí potrebujú pracovať s číslami. Excel sa však bežne používa aj namiesto iných aplikácií, s radosťou ho napríklad používajú úradníčky, keď do neho vkladajú texty, prípisy a nariadenia. Spisovateľ Jorn Lier Horst do tabuliek vkladá dejové línie a zápletky.

Dnes je Excel výkonný nástroj a tak nie je od veci pripomenúť si niekoľko najdôležitejších tipov. Začnime hneď tým najzákladnejším, čo výrazne uľahčuje prácu.

Aj v tomto programe/aplikácii sú na nezaplatenie klávesové skratky. Je ich poriadne veľa, začať môžete s najzákladnejšími. Podržte stlačený CTRL a súčasne klepnete na šípku nahor, nadol, doľava alebo doprava, vyberiete každú bunku až na koniec hárka. Listujte v pracovných hárkoch podržaním klávesu CTRL a súčasne stláčaním klávesu Page Down alebo Page Up. Premeňte rozsah čísel na menu spolu so znakom dolára a dvoma desatinnými miestami súčasným stlačením CTRL + SHIFT + $. Číslo môžete zmeniť aj na dátum (deň, mesiac a rok) stlačením CTRL + SHIFT + #.

Ak máte údaje v tabuľke a potrebujete odkazovať na celý stĺpec v novom vzorci, kliknite na názov stĺpca. Medzi ďalšie praktické skratky výberu patrí SHIFT + medzerník, ktorý vyberie celý riadok, a SHIFT + medzerník, ktorý vyberie celý stĺpec.

Tip: Pred kliknutím na názov stĺpca sa uistite, že váš kurzor vyzerá ako šípka nadol.

Prenos údajov z tabuľky do textového dokumentu je možný, len si treba dať pozor, aby ste klikli na schránku, ktorá sa zobrazí po prilepení. Potom musíte určiť, či chcete zachovať pôvodné formátovanie Excelu, alebo či chcete, aby sa prilepené údaje zhodovali s formátom vášho súčasného dokumentu vo Word-e, resp. v PowerPoint-e.

Táto komplikovaná úloha sa stane hračkou pomocou funkcie zoskupených pracovných hárkov. Kliknite na záložky hárkov, ktoré chcete zoskupiť a súčasne stlačte kláves CTRL. Všetky zblednú, kým sú hárky zoskupené sa akékoľvek formátovanie zadané na jednom hárku sa zobrazí aj v ostatných. Po naformátovaní zoskupených hárkov nezabudnite pred zadaním alebo odstránením údajov kliknúť na karty, aby ste ich zoskupili.

Funguje to skvele pre opakujúce sa úlohy: vypĺňanie dátumov, časov alebo iných hodnôt, ktoré nasledujú za sekvenciou. Začnite prvým záznamom a potom presuňte kurzor nad pravú dolnú časť poslednej bunky, čím sa zobrazí rukoväť výplne. Keď sa zmení na znamienko plus (+), kliknite a vyberte všetky bunky, ktoré potrebujete vyplniť vybraným vzorom. Môžete dokonca ísť hore o stĺpec alebo doľava a doprava v riadku.

Vzorce programu Excel môžu byť poriadne zložité, ale jednoduché výpočty vám často môžu poskytnúť okamžité zvýšenie produktivity. Na pridanie použite klávesu + ; na odčítanie použite klávesu – ; na násobenie použite klávesu * ; a na delenie použite /.

Pri práci s viacerými súbormi programu Excel musíte otvárať súbory jeden po druhom, je to dosť ťažké zvládnuť, ale existuje šikovný spôsob, ako ich všetky otvoriť jedným kliknutím. Všetko, čo musíte urobiť, je vybrať súbory, ktoré chcete otvoriť, a stlačiť kláves ENTER, všetky vybrané súbory sa otvoria.

Používanie skratiek uľahčuje prácu. V Exceli nájdete v hornom menu tri skratky: Uložiť, Vrátiť späť zadávanie a Opakovať zadávanie. Ak však chcete použiť viac skratiek, ako napríklad Kopírovať a Vystrihnúť, môžete si ich nastaviť. Je to jednoduché.

Prejdite na Súbor > Možnosti > Panel s nástrojmi > Rýchly prístup > Pridať vystrihnutie a kopírovanie z ľavého stĺpca doprava a uložte ho.

Ak máte tabuľku, ktorá vyžaduje hlavičky riadkov aj stĺpcov v tej istej bunke, použite diagonálne okraje. Kliknite na Viac okrajov v spodnej časti rozbaľovacej ponuky orámovania (na karte Domov na páse s nástrojmi) a diagonálne tlačidlá sú pri rohoch políčok. Kliknite naň a uložte.

Vďaka tomu bude vaša práca zrozumiteľná a lepšie prezentovateľná.

V prípade, že potrebujete získať rýchly výpočet, nemusíte písať vzorec SUM. Stačí zvýrazniť bunku na konci riadka alebo naspodku stĺpca, ktorý chcete pridať, a potom stlačiť ALT+= (rovná sa) alebo CMD+SHIFT+T na macOS.

 Excel ponúka zaujímavý trik na skrytie buniek. Stačí vybrať bunku, ktorú chcete skryť a kliknúť pravým tlačidlom myši, zvoliť Formát buniek a potom nastaviť formát ako Vlastný na karte Číslo a zadať ;;;(tri bodkočiarky) ako formát. Obsah buniek zmizne, ale nie sú vymazané, sú tam prítomné a môžete ich kedykoľvek použiť.

Dobrú tabuľku by malo byť možné kedykoľvek zväčšiť. Rýchle pridávanie riadkov a stĺpcov je možné vykonať rôznymi spôsobmi: kliknutím na Vložiť > Riadky alebo stĺpce; kliknutím pravým tlačidlom myši na riadky alebo stĺpce a výberom položky Vložiť ; alebo stlačením CTRL A + alebo CTRL + SHIFT A +.

Ak máte údaje usporiadané do stĺpcov, ktoré je potrebné previesť na riadky (alebo naopak), nemajte obavy. Skopírujte pôvodný blok buniek, potom kliknite pravým tlačidlom myši na cieľovú bunku a vyberte Prilepiť špeciálne a potom Transponovať.

Súhrnný riadok môžete pridať do tabuľky na páse s nástrojmi Návrh (Windows) alebo na páse s nástrojmi Tabuľka (macOS) začiarknutím políčka Celkový riadok. Potom si môžete vybrať z rôznych súhrnných štatistík, nielen celkový súčet, ale i celkový počet, priemer, štandardnú odchýlku a podobne.

Umiestnenie informácií do súhrnného alebo súhrnného riadka znamená, že sú pripojené k tabuľke, ale zostanú v spodnom riadku bez ohľadu na to, ako sa potom rozhodnete zoradiť údaje tabuľky. Takto ušetríte kopec času, najmä ak robíte s väčším množstvom údajov.

V prípade, že chcete niektoré dáte zdieľať s inými používateľmi, zvážte ich ukrytie. Najjednoduchší spôsob je kliknúť pravým tlačidlom myši a vybrať funkciu Skryť. No môžete si vybrať ešte lepší stupeň zabezpečenia, stačí použiť funkciu Formátovanie buniek. Kliknite na Domov > Písmo > Otvoriť bunky formátu > karta Číslo > Vlastné > Typ. Vaše dáta tak môžu zostať naozaj v bezpečí.